Phần mềm Quản lý tài liệu GXD lưu trữ tài liệu dự án xây dựng để các nhóm quản lý dự án sau này học hỏi và khai thác thông tin

Câu nói sử dụng dữ liệu từ “dự án tương tự” hay “công trình tương tự” rất phổ biến. Trong thực tế thực hiện dự án xây dựng công trình, dữ liệu từ các công trình đã qua (history data) có vai trò rất to lớn. Chúng ta cũng thường thấy các Công ty tuyển dụng người có kinh nghiệm, tức là mong muốn kế thừa các kinh nghiệm thực hiện dự án, thi công xây dựng công trình của người đó. Qua nghiên cứu các tài liệu từ nước ngoài, thuật ngữ “knowledge base – cơ sở tri thức” hoặc “knowledge bank – ngân hàng tri thức” được dùng rất phổ biến. Các dự án, các đề án, các công việc thực hiện qua quá trình được xây dựng, tích lũy lại thành các ngân hàng tri thức.

Mọi dự án lớn đều để lại vô số tài liệu tham khảo (history data), như: biên bản họp, mẫu đơn, tờ trình, quyết định phê duyệt, dữ liệu ngân sách chi phí dự toán, định mức, đơn giá, đánh giá hiệu suất hoạt động giai đoạn kết thúc dự án, v.v. Những tài liệu này chỉ là một phần của hồ sơ về dự án đã qua, và tất cả đều nên được thu thập và lưu trữ. Các thông tin trong đó được khai thác và tái sử dụng thì vô cùng quý giá, giúp tiết kiệm nhiều công sức, chi phí và các trả giá…

Việc lưu trữ tài liệu rất quan trọng vì đó là nguồn tư liệu để học hỏi, giúp nhiều kinh nghiệm cho việc thực hiện các dự án tiếp theo.​ Bạn hãy xem xét ví dụ sau đây:

Một dự án chiến lược thị trường đã kết thúc tốt đẹp cách đây 2 năm. Kết quả của dự án, bản phân tích thị trường hoàn chỉnh và kế hoạch giới thiệu một loại ngũ cốc điểm tâm mới – được đánh giá cao với sự ra mắt thành công của sản phẩm ConrnCrunchies.
Giờ đây Helen – một nhà quản lý sản phẩm trẻ trong công ty – được giao nhiệm vụ tổ chức và lãnh đạo một dự án tương tự, với mục tiêu giới thiệu KiddieKrunchies – một thực phẩm điểm tâm khác còn đang nghiên cứu. Không muốn tốn thời gian phát minh lại từ đầu sản phẩm đã có, Helen và các thành viên chủ chốt của dự án hy vọng sẽ học hỏi từ CornCrunchies. Cô đề xuất: “Chúng ta thử tìm hiểu xem nhóm làm dự án trước đã tổ chức, lập kế hoạch và theo dõi tiến độ thực hiện dự án như thế nào?”.
Và thế là Helen cùng các thành viên chủ chốt trong nhóm dành vài ngày để nghiên cứu các tài liệu được lưu trữ về dự án CornCrunchies. Họ chọn một số mẫu báo cáo có thể sử dụng được, các báo cáo nghiên cứu và biểu đồ Gantt. Họ cũng trao đổi với những người quản lý dự án, một số thành viên chính của dự án CornCrunchies. Cô nghĩ: “Thông tin này sẽ giúp giai đoạn lập kế hoạch cho dự án mới của chúng ta dễ dàng hơn”.
Sau đó, một đồng nghiệp của Helen là Stephen phát hiện ra một điều quan trọng. Anh nói: “Đây là bản báo cáo tôi vừa tìm thấy trong tập hồ sơ về cuộc họp giữa bộ phận tiếp thị với Fieldfresh – một nhà phân phối thực phẩm lớn ở Anh. Theo báo cáo này, Fieldfresh đã đề xuất được làm nhà phân phối độc quyền ở Anh cho CornCruchies, nhưng chúng ta lại chọn Manchester Foods”.
Helen đồng tình: “Và tất cả chúng ta đều biết rằng Manchester đã làm việc tệ hại như thế nào. Copy lại báo cáo đó đi, Stephen. Chúng ta cần đưa Fieldfresh vào danh sách nhà phân phối tiềm năng của chúng ta”.

Tình huống trên từ tài liệu: Cẩm nang Kinh doanh Harvard, Quản lý dự án lớn và Nhỏ (Managing Projects Large and Small).​ Trong tình huống đó, nhóm của Helen đã tìm thấy nhiều thông tin hữu ích trong tài liệu của dự án trước đây. Một ví dụ nhỏ về việc lưu trữ tài liệu dự án để các nhóm dự án sau này học hỏi và khai thác thông tin sẽ hiệu quả như thế nào.

Tương tự, dự án của bạn cũng có thể là “tài nguyên vô giá” để các nhóm dự án sau này học hỏi và khai thác thông tin. Nhưng chỉ với điều kiện bạn tập hợp được tất cả các tài liệu quan trọng và lưu trữ chúng theo những hình thức dễ tiếp cận.

Nội dung trên đây các kỹ sư phát triển phần mềm QLTL GXD thực hiện nghiên cứu tài liệu nước ngoài để tiếp thu các tinh hoa quản lý, đưa vào phát triển phần mềm Quản lý tài liệu xây dựng GXD để bạn dùng, phục vụ ngành xây dựng Việt Nam. Với các dự án đầu tư xây dựng Việt Nam, việc kế thừa, tái sử dụng các tài nguyên từ dự án tương tự, dự án đã thực hiện là rất cần thiết. Phần mềm Quản lý tài liệu GXD sẽ được chú trọng phát triển để giúp các Kỹ sư tham gia dự án xây dựng kế thừa được các kiến thức, thông tin từ các dự án cũ dễ dàng để thực hiện dự án thuận lợi hơn.

Qua nội dung đó, cho bạn đọc và các học viên GXD sẽ được đào tạo về vai trò và ý nghĩa của công tác: lưu trữ và quản lý tài liệu dự án xây dựng.