Tóm tắt: GXD giúp tổ chức, cá nhân, kỹ sư dự án, doanh nghiệp nhà thầu quản lý thông tin – hồ sơ – tài liệu theo đúng trình tự đầu tư xây dựng. Làm đến đâu, hồ sơ gọn gàng đến đó; đến lúc nghiệm thu, bộ hồ sơ bàn giao sẵn sàng, đúng cấu trúc, đúng chuẩn.

Người dùng được lợi gì?

  • Tìm nhanh – không thất lạc: cấu trúc cây thư mục chuẩn, quản lý đổi tên file tự động theo quy ước (chuẩn ISO 19650/TCVN), gắn metadata để tra cứu theo dự án, hạng mục, phiên bản, người phê duyệt…
  • Bàn giao/Quyết toán nhẹ nhàng: “bản đồ hồ sơ” hiển thị đủ những gì phải có ở từng giai đoạn; thiếu mục nào hệ thống có thể cảnh báo.
  • Kiểm soát phiên bản & truy vết: biết ai tạo/sửa, khi nào, so sánh khác biệt; luôn dùng đúng phiên bản khi thi công và nghiệm thu.
  • Tuân thủ chuẩn Việt Nam – quốc tế: định hướng theo ISO 19650, TCVN 14177-1:2024, TCVN 14177-2:2024, TCVN 14176-2:2024; dễ đối chiếu khi kiểm tra.
  • Làm việc nhóm mượt mà: hồ sơ của Nhà thầu, TVGS, Chủ đầu tư… gom về một khung logic; phân quyền theo vai trò; nhật ký hoạt động rõ ràng.
  • Dùng quen tay với Excel: tích hợp cây thư mục & danh mục hồ sơ ngay trong sheet; thao tác quen thuộc, giảm đường cong học tập.
  • Giảm rủi ro pháp lý – chất lượng: hồ sơ nghiệm thu, chất lượng, hoàn thành công trình được hướng dẫn & kiểm list theo từng bước; hạn chế sai sót lặp lại.

Các chức năng trọng tâm (ưu tiên cho giá trị sử dụng)

  1. Quản lý thông tin – hồ sơ – tài liệu dự án
    • Kho hồ sơ theo vòng đời dự án: Chuẩn bị → Thực hiện → Kết thúc & Vận hành.
    • Mẫu hồ sơ/biên bản chuẩn; cảnh báo thiếu thành phần bắt buộc.
  2. Quản lý file/folder “đúng chuẩn”
    • Quy tắc đổi tên file theo Quyết định 348/QĐ-BXD của Bộ Xây dựng, quy ước ISO 19650/TCVN (Project–Discipline–Zone–Level–Type–Number–Revision…).
    • Tạo cây thư mục chuẩn cho từng loại dự án; kế thừa – tái sử dụng nhanh.
  3. Bản đồ hồ sơ (Document Map)
    • Nhìn một màn hình biết đủ/thiếu gì; nhảy nhanh tới thư mục/tệp tương ứng.
    • Bộ lọc theo hạng mục, gói thầu, mốc nghiệm thu, phiên bản.
  4. Workflow hồ sơ theo trình tự đầu tư xây dựng
    • Luồng duyệt hồ sơ: soạn → kiểm tra → phê duyệt → phát hành.
    • Nhật ký & dấu vết (audit trail) phục vụ nghiệm thu, quyết toán.
  5. Tích hợp Excel – thao tác quen mà hiệu quả
    • Danh mục hồ sơ hiện ngay trong sheet phần mềm GXD; thao tác tạo/sửa/đổi tên/di chuyển file từ Excel.
    • Kéo–thả tệp, gắn metadata, liên kết sang form/biểu mẫu tính toán.
  6. Định hướng CDE “made in Việt Nam”
    • GXD hướng tới Môi trường dữ liệu chung (CDE) phù hợp quy trình Việt Nam: ngôn ngữ, thói quen sử dụng, chuẩn hồ sơ pháp lý nội địa.

Vì sao metadata quan trọng?

Metadata là dữ liệu mô tả về tài liệu (dự án, hạng mục, loại hồ sơ, phiên bản, người phụ trách…). Nhờ metadata, hệ thống:

  • Tìm kiếm chính xác trong vài giây;
  • Tự sinh báo cáo/bộ hồ sơ cho nghiệm thu – bàn giao;
  • Truy vết nhanh khi có sự cố.

Bám chuẩn – đúng luật

  • Chuẩn tham chiếu: ISO 19650; TCVN 14177-1:2024 (khái niệm & nguyên tắc), TCVN 14177-2:2024 (giai đoạn chuyển giao), TCVN 14176-2:2024 (khung phân loại).
  • Khung pháp lý Việt Nam (cập nhật): Nghị định 175/2024/NĐ-CP, Nghị định 10/2021/NĐ-CP, Thông tư 11/2021/TT-BXD, 09/2024/TT-BXD – hỗ trợ mapping checklist hồ sơ theo quy định hiện hành.

Dành cho ai?

  • Chủ đầu tư, Ban QLDA: kiểm soát tiến độ hồ sơ; bàn giao–lưu trữ gọn.
  • Nhà thầu, TVGS: làm đến đâu, đủ hồ sơ đến đó; giảm rủi ro khi nghiệm thu.
  • Tư vấn thiết kế/chi phí: quản trị phiên bản bản vẽ, thuyết minh, dự toán.

Lộ trình & mở rộng

  • Tích hợp dần các template, macro, checklist kiểm tra theo chuẩn Việt Nam;
  • Mở API kết nối các phần mềm GXD khác;
  • Định hướng trợ lý “GXD Answers” tra cứu tài liệu có dẫn nguồn/phiên bản.

Kết lời

GXD không chỉ giúp lưu trữ, mà biến quản lý hồ sơ thành một quy trình có kiểm soát, để mỗi lần nghiệm thu hay bàn giao đều nhẹ như mở tủ đúng ngăn.

Liên hệ đặt mua phần mềm /đăng ký sớm: phanmem@gxd.vn | 0985 099 938 (Ms Thu An)