Nhận thức được mong muốn của các tổ chức, cá nhân, cán bộ, kỹ sư làm việc trong các dự án xây dựng, cần có công cụ để quản lý hồ sơ, tài liệu dự án sao cho khoa học, tiện lợi, dự án làm đến đâu, hồ sơ đến đó, khi kết thúc xây dựng, bàn giao công trình thì nhà thầu có hồ sơ, tài liệu bàn giao luôn; đưa dự án vào vận hành thì chủ đầu tư có đủ bộ hồ sơ dự án hoàn chỉnh lưu luôn theo quy định.
Hiểu rõ tầm quan trọng của công tác quản lý tài liệu dự án, quản lý thông tin dự án, quản lý phạm vi công việc trong dự án xây dựng. Đầu năm 2022, các kỹ sư của Công ty CP Giá Xây Dựng (GXD) tập trung đầu tư nghiên cứu phát triển tiếp phần mềm Quản lý dự án GXD. Trong đó ưu tiên nghiên cứu phát triển các chức năng mang lại lợi ích nhiều nhất cho người sử dụng:
– Quản lý thông tin, hồ sơ, tài liệu dự án xây dựng
– Chức năng quản lý file/folder: Đổi tên theo tiêu chuẩn ISO 19650, phát triển chức năng cây thư mục tích hợp, danh mục hiện cả trong sheet của phần mềm Excel
– Xây dựng bản đồ file hồ sơ, tài liệu dự án
– Nghiên cứu luồng quản lý tài liệu theo luồng công việc (Workflow) trình tự đầu tư xây dựng: Chuẩn bị dự án, thực hiện dự án, kết thúc xây dựng vận hành dự án. Các khía cạnh quản lý hồ sơ hoàn thành công trình, quản lý hồ sơ nghiệm thu chất lượng, quản lý hồ sơ của Tư vấn giám sát…
– Định hướng Phần mềm QLDA GXD sẽ thành 1 CDE made in Việt Nam, phù hợp với điều kiện, tâm lý sử dụng của người Việt Nam.
– Nghiên cứu và dịch hàng ngàn trang tài liệu của nước ngoài qua mạng Internet về:
+ Quản lý tài liệu (Document Management)
+ Kiểm soát tài liệu (Document Control)
+ Việc làm quản lý và kiểm soát tài liệu (Document Management Jobs, Document Controller Jobs)
Ví dụ: Những đoạn dịch như dưới đây để hiểu thêm nhiều vấn đề trong công nghệ số quản lý tài liệu, hồ sơ dự án…
How does metadata work in document management? Your business has realized all the benefits of going paperless: It’s earth-friendly, your documents are searchable with a few keystrokes, and your office is uncluttered. That’s about all there is to it, right?
Wrong.
Siêu dữ liệu hoạt động như thế nào trong công tác quản lý tài liệu? Doanh nghiệp của bạn đã nhận ra tất cả những lợi ích của việc sử dụng không cần giấy tờ: Nó thân thiện với môi trường, tài liệu của bạn có thể tìm kiếm được bằng một vài lần nhấn phím và văn phòng của bạn gọn gàng. Đó là tất cả những gì liên quan đến nó, phải không?
Vậy thì bạn đã nhầm.
If that’s all you think going paperless is capable of doing for you, you’re probably not taking advantage of your files’ metadata.
Nếu đó là tất cả những gì bạn nghĩ cách làm việc không cần giấy tờ có thể làm được cho bạn, thì có thể bạn đang không tận dụng được siêu dữ liệu của tệp của mình.
What is metadata?
Metadata is the data about your documents rather than the data within your documents. It’s what makes everything searchable, but it can do much more for your workflow than that.
This information, which helps classify and organize files, is usually invisible unless an IT professional is looking for it. With a deeper understanding of metadata — what it does, how it’s made, and how it can be optimized — you can leverage it to improve your business processes.
Siêu dữ liệu (metadata) là gì?
Siêu dữ liệu là dữ liệu (cho biết thông tin) về tài liệu của bạn chứ không phải dữ liệu bên trong tài liệu của bạn. Đó là thứ giúp cho việc tìm kiếm được tài liệu dễ dàng, nhưng nó có thể làm được nhiều điều hơn thế cho quy trình làm việc của bạn.
Thông tin này, giúp phân loại và sắp xếp các tệp, thường là vô hình với người dùng ngoại trừ chuyên gia CNTT đang (lập trình) tìm kiếm nó. Với sự hiểu biết sâu sắc hơn về siêu dữ liệu – siêu dữ liệu hoạt động như thế nào, cách tạo ra và cách tối ưu hóa siêu dữ liệu – bạn có thể tận dụng siêu dữ liệu để cải thiện quy trình sản xuất, kinh doanh của mình.
Phần mềm Quản lý dự án GXD với chức năng quản lý tài liệu được nghiên cứu, phát triển qua chắt lọc các tinh hoa công nghệ và tư duy mới nhất về quản của thế giới, cũng như các tư liệu từ các doanh nghiệp lớn, chuyên nghiệp của Việt Nam.
Bình luận mới